vuokravaunut.fi > Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Laatimispäivä 24.5.2018


1. Rekisterinpitäjä

CoLeRent Oy (y-tunnus 2412235-2), Katrent Oy (y-tunnus 2082191-4), DCity Rent Oy (y-tunnus 2080096-1)
(jäljempänä Vuokravaunut.fi)
Vihdintie 21 C
00320 Helsinki


2. Rekisterin nimi

Vuokravaunut.fi asiakas- ja markkinointirekisteri


3. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Vuokraustoiminta
Henkilötietoja käytetään asiakkuussuhteeseen liittyvien varausten ja vuokrausten hallintaan.

Markkinointi
Henkilötietojen käsittely perustuu Vuokravaunut.fi:n perusteltuun ja oikeutettuun intressiin viestiä ja markkinoida palveluistaan liiketoimintansa edistämiseksi. Tämän oikeutetun edun mukaisesti henkilötietoja voidaan käyttää Vuokravaunut.fi:n mahdollisille tuleville asiakkaille sekä Vuokravaunut.fi: entisille asiakkaille suunnattuun markkinointiin. Tietyissä tapauksissa henkilötietojen käsittely voi perustua myös rekisteröidyn suostumukseen vastaanottaa Vuokravaunut.fi markkinointiviestintää.


4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, rekisterinpitäjän toimintojen kehittämiseen, asiakasviestintään ja markkinointiin.

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin luvan- ja kiellonvaraisesti rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin ja muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin.

Henkilötietoja voidaan analysoida ja käsitellä markkinoinnin kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi, sekä rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämiseksi. Henkilötietojen perusteella ei kuitenkaan tehdä kokonaan automaattista päätöksentekoa, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröityyn. Henkilötietoja voidaan kuitenkin käsitellä profiloinnin ja automaattisen luokittelun (tiettyjen ennalta määriteltyjen kriteerien perusteella) niin, että rekisteröidylle kohdennetaan hänelle asiaankuuluvaa ja kiinnostavaa markkinointia.


5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

  • etu- ja sukunimet
  • yhteystiedot, kuten osoitetiedot, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
  • rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus ja salasana
  • vuokraushistoria, kuten vuokratut perävaunut, vuokrauspaikat ja ajankohdat
  • suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

Vuokrauksen ajan ja kahden viikon ajan vuokrauksen päätyttyä rekisteri sisältää myös seuraavat tiedot vuokraajasta:

  • henkilötunnus
  • ajoneuvon rekisterinumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot kerätään asiakkaalta varauksen, rekisteröitymisen tai sivustolla käynnin yhteydessä Internet-sivulla sekä vuokrauksen noutohetkellä vuokrauspisteessä.


7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Vuokravaunut.fi:n kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluville yhtiöille sekä SL Systems Oy:lle, joka hallinnoi Vuokravaunut.fi sivustoa teknisesti. Henkilötietoja voidaan siirtää Vuokravaunut.fi:n ja edellä mainittujen konserniyhtiöiden tietojenkäsittelijöille salassapitovelvollisuuden ja lainsäädännön edellyttämän sitovan tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus henkilötietojen saantiin.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin henkilötietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia sopivien tai asianmukaisten suojatoimien toteuttamisesta. Vuokravaunut.fi toimittaa jäljennöksen näistä suojatoimista rekisteröidyn pyynnöstä kohdan 11 mukaisesti.


8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeen kerättyjen henkilötietojen käyttötarkoituksia varten, ellei rekisteröity ole peruuttanut mahdollisesti antamaansa suostumusta. Vuokravaunut.fi ylläpitää henkilötietoja ja poistaa tai anonymisoi tarpeettomia tietoja säännöllisin väliajoin. Henkilötiedot poistetaan rekisteristä tai anonymisoidaan heti, kun niiden käsittelylle ei ole enää tarvetta tai käsittelyperustetta taikka se ei ole enää tarpeellista Vuokravaunut.fi:lle lain, asetuksen taikka muun viranomaislähteen määräämän velvoitteen täyttämiseksi.


9. Tietoturva

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Aineistoa käsittelevät ainoastaan sellaiset henkilöt, joilla on käsittelyyn perusteltu syy osana työtehtäviään.

Tietojärjestelmät on suojattu erilaisin organisatorisin ja teknisin menetelmin ulkopuoliselta pääsyltä. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, jolla hän kirjautuu järjestelmään. Tietoihin on pääsy ainoastaan niillä henkilöillä, jotka käsittelevät kyseisiä henkilötietoja osana työtehtäviään.


10. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tässä tietosuojaselosteen kohdassa 11 annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto oikaistuksi tai poistetuksi. Rekisteröity voi esittää oikaisemista tai poistamista koskevan pyynnön tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Vuokravaunut.fi voi kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Oikeus peruuttaa annettu suostumus

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Vuokravaunut.fi:lle kohdan 11 mukaisesti.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään Vuokravaunut.fi:n ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa, ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (jos se on teknisesti mahdollista).

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Vuokravaunut.fi ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.


11. Yhteydenotot

Tietosuojavastaava / rekisterin yhteyshenkilö
Joona Siltanen
Vihdintie 21 C, 00320 Helsinki
info@vuokravaunut.fi

Rekisteröidyn tulee ottaa kirjallisesti yhteyttä yllä olevaan henkilöön kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa.